Si vous avez des documents à sécuriser, MyArkevia pourrait être la solution qu’il vous faut. La gestion électronique des pièces sensibles telles que les bulletins de paie exige un coffre-fort digne de ce nom.
MyArkevia est une solution de coffre-fort numérique sécurisé éditée par Cegedim SRH, groupe français fondé par Jean-Claude Labrune en 1969 à Boulogne-Billancourt. Sa principale activité est la réception et l’archivage sécurisé de documents RH, comme les bulletins de paie, afin de garantir leur intégrité et leur accessibilité aux salariés pendant 50 ans.
Quelles technologies utilise le coffre-fort MyArkevia ?
L’infrastructure technique s’appuie sur des serveurs distants hautement protégés. Le logiciel paie/RH crypte les fichiers avec un algorithme de type AES 256. Ces données résident obligatoirement sur le sol français pour la conformité. Cette technologie isole hermétiquement les comptes de chaque client utilisateur. Le système assure une disponibilité constante des services aux usagers. Le site officiel de MyArkevia est
https://www.myarkevia.com/
Toutefois, l’accès au portail exige une authentification forte par code unique. Chaque transfert utilise le protocole TLS pour sécuriser les flux entrants. Le chiffrement asymétrique protège l’intégrité des fichiers lors de leur stockage. Les clés secrètes restent sous le contrôle exclusif de l’hébergeur. De plus, l’architecture empêche les accès non autorisés aux serveurs centraux.
Comment MyArkevia gère les bulletins de paie ?
Dépôt des documents par le responsable de la paie
Le module technique automatise le transfert des fichiers de paie. Le logiciel envoie une notification par mail à chaque collaborateur concerné. Un coffre-fort numérique RH reçoit ainsi les documents dès leur émission. Les gestionnaires suivent l’état des réceptions sur une console centrale. Par ailleurs, cette méthode réduit les coûts liés à l’impression papier.
Accès individuel simplifié pour tous les salariés
Chaque employé consulte ses documents depuis son ordinateur ou son téléphone. Le portail affiche un historique complet des versements sur plusieurs années. Un espace personnel protégé par un mot de passe aide le concerné à classer ses fiches. Le système interdit toute modification des fichiers après le dépôt initial. Ensuite, l’outil assure la valeur probante des documents stockés.
Archivage digital des contrats et documents RH spécifiques
L’outil gère les formats PDF avec une grande agilité technique. L’archivage respecte scrupuleusement les normes de conservation en vigueur désormais. Les documents RH profitent d’un horodatage précis dès leur intégration complète. La recherche intégrée facilite la localisation d’un contrat par son nom. Toutefois, seuls les profils autorisés consultent ces pièces sensibles.
Les attestations de fin de contrat s’insèrent dans le flux. Le coffre-fort numérique assure la pérennité des documents indispensables au salarié. Chaque attestation employeur reste accessible même après une rupture de contrat. La structure des répertoires suit un plan de classement logique. Ainsi, le responsable paie retrouve les pièces en quelques clics.
Quel est le niveau de sécurité de MyArkevia ?
La plateforme applique les règles du Règlement Général sur la Protection. Les serveurs possèdent la certification ISO 27001 pour la sécurité. Le fonctionnement de ce coffre-fort numérique RH écarte les risques de perte. Des tests de pénétration valident la résistance du système aux attaques. Par ailleurs, les administrateurs mettent à jour les correctifs de manière hebdomadaire. Pour aller plus loin 👉 Quel est la définition du RGPD ?
Le système effectue des copies de sauvegarde sur des sites distants. Les données se répliquent pour assurer une reprise après sinistre rapide. Cette haute disponibilité limite les interruptions de service pour les clients. Les droits d’accès respectent le principe de confidentialité des données personnelles. Dès lors, chaque action utilisateur laisse une trace dans les fichiers.
Coffre-fort numérique RH facile à prendre en main
L’interface privilégie une navigation fluide pour les services de paie. Un menu centralise les actions de dépôt et de consultation rapide. Cet outil ergonomique favorise une prise en main immédiate par les équipes. Les couleurs ainsi que les logos respectent l’identité visuelle de la société. Néanmoins, la simplicité ne sacrifie jamais la puissance des algorithmes.
Le logiciel propose des écrans adaptés selon le profil de connexion. Les salariés voient uniquement leurs documents privés de façon très claire. La gestion fine des permissions empêche les erreurs de manipulation par inadvertance. Le tableau de bord signale les nouveaux dépôts par des alertes. De plus, l’affichage s’ajuste à la taille de l’écran utilisé.
Intégration avec les logiciels de paie
Des interfaces applicatives relient le coffre-fort aux serveurs de paie. Le transfert des informations s’opère par des scripts automatiques sécurisés. Cette dématérialisation complète supprime les tâches manuelles répétitives et sans valeur. Les connecteurs supportent les formats standards comme le XML ou CSV. Aussi, l’intégration système ne nécessite aucune installation logicielle complexe.
La liste ci-dessous détaille les modes de connexion du dispositif :
- Liaison directe avec les principaux éditeurs de logiciels actuels.
- Synchronisation automatique des bases de données avec le SIRH.
- Importation massive des fichiers PDF après la clôture mensuelle.
Automatisation des flux
Le protocole de type API facilite les échanges de données. Les techniciens déploient le module dans l’écosystème numérique de la société. Ce flux automatisé optimise la gestion du temps pour les RH. Par conséquent, les erreurs humaines disparaissent lors des phases de dépôt. L’interopérabilité demeure un pilier central de la solution MyArkevia.
Quel est le prix pour MyArkevia ?
Le modèle économique de MyArkevia repose sur une prise en charge intégrale des frais par l’employeur au bénéfice de ses collaborateurs.
Accès totalement gratuits pour le salarié
Pour le salarié, l’usage de MyArkevia est strictement gratuit. Aucun frais d’ouverture, de gestion ou de stockage ne s’applique pour la consultation et le téléchargement des documents RH. En accord avec la loi Travail, les bulletins de paie dématérialisés restent en sécurité pour une durée de 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du titulaire. Cet accès demeure pérenne même après un départ de l’entreprise, ce qui garantit une continuité de service pour la constitution du dossier de retraite sans coût supplémentaire.
Prix d’abonnement personnalisés pour les entreprises
Pour les employeurs, MyArkevia propose des tarifs sur devis personnalisé selon le volume de salariés et les besoins d’intégration au SIRH. Généralement, le coût se structure autour de frais de mise en service et d’un abonnement mensuel par utilisateur actif. Le prix se situe entre 2 € et 5 € HT/salarié selon la taille de la structure. Ce tarif inclut la garantie de valeur probante des pièces et l’automatisation des flux d’envoi.
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Qu’en est-il de la traçabilité sur MyArkevia ?
Toute action de type modification ou correction sur un document génère une écriture de journal. Le système enregistre l’auteur ainsi que la nature de l’acte. L’accès au coffre-fort numérique RH fait l’objet d’un suivi technique strict pour la conformité. Les journaux de bord stockent les informations de connexion de l’utilisateur. Par ailleurs, ces preuves numériques restent consultables en cas de litige.
L’outil génère des rapports d’audit complets pour les autorités compétentes. Ces journaux confirment la distribution effective des bulletins de paie obligatoires. Un scellement électronique certifie l’intégrité de chaque fichier archivé sur place. L’accès aux logs techniques reste réservé aux administrateurs de haut niveau. Ainsi, la transparence des opérations demeure totale et vérifiable.
Des questions fréquemment posées sur MyArkevia
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?
Un coffre-fort numérique est un espace de stockage en ligne hautement sécurisé. À la différence d’un simple service de cloud, il garantit l’intégrité, la confidentialité et la pérennité des données. Ce dispositif assure que les fichiers déposés ne subissent aucune modification dans le temps. Il possède une valeur probante, ce qui signifie que les documents conservés ont la même force juridique que des originaux papier devant une administration ou un tribunal.
Quels sont les différents types d’archives sur MyArkevia ?
La plateforme héberge principalement des documents relatifs aux ressources humaines. Les salariés y reçoivent leurs bulletins de paie, leurs contrats de travail, leurs avenants ou leurs attestations fiscales. En complément de ces envois automatiques de l’employeur, l’utilisateur dispose d’un espace personnel. Il peut y télécharger ses propres fichiers sensibles comme des copies de cartes d’identité, des titres de propriété, des diplômes ou des factures importantes pour une protection centralisée.
Quelles sociétés, administrations ou associations utilisent MyArkevia ?
MyArkevia est une solution éditée par Cegedim SRH. Elle s’adresse donc aux clients de ce groupe, soit des milliers de structures de toutes tailles. De grandes entreprises du CAC 40, des PME, mais aussi des établissements publics et des associations majeures utilisent cet outil pour leurs processus de dématérialisation. Si votre entreprise dispose d’un service de paie externalisé chez Cegedim, il y a de fortes chances pour que MyArkevia soit votre interface de référence.
Où se trouvent les serveurs de MyArkevia ?
La sécurité des données passe par leur localisation géographique. Les serveurs de MyArkevia sont situés exclusivement en France. Ils bénéficient de la protection des centres de données certifiés de Cegedim. Cette souveraineté numérique assure le respect strict du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et protège les informations contre les lois extraterritoriales non européennes.
Quelles sont les alternatives à MyArkevia ?
Le marché de la dématérialisation RH est concurrentiel. Parmi les alternatives les plus connues, on trouve Digiposte (groupe La Poste), très utilisé pour sa polyvalence avec les factures du quotidien. MyPeopleDoc (UKG) représente également un concurrent majeur dans le secteur privé. Enfin, des solutions comme Pagga de Lucca ou Edenred proposent des services similaires de distribution de fiches de paie dématérialisées.
